Como trabalhar com equipes "multitask"?

Por definição, a produtividade é a eficiência com a qual as pessoas, as empresas e as economias utilizam seus recursos para produzir bens e serviços, com o objetivo de alcançar os maiores benefícios econômicos possíveis em um período determinado. A importância da produtividade é gerar crescimento econômico, aumento dos lucros e o crescimento das empresas.

No que tange ao desempenho econômico, as empresas visam o aumento nos lucros a fim de valorizar a empresa no mercado. O aumento dos lucros permite o reinvestimento na própria empresa que pensa no crescimento dos negócios, no aperfeiçoamento da equipe, melhores salários aos colaboradores e a redução dos custos da produção.

E nas pequenas empresas isso é possível? Muitas vezes as pequenas empresas não conseguem crescer pelo reduzido número de funcionários, e que nas maioria das vezes, acabam por desempenhar diversas funções. É o que nós chamamos de trabalhadores multitarefas (multitask). Ser multitarefa é realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo, o que muitas vezes pode parecer uma característica positiva para o colaborador.

No entanto, de acordo com "The Harvard Business Review", esse comportamento pode levar a uma redução de até 40% na produtividade (1). O fator básico para essa redução é que os colaboradores levam tempo para mudar a mentalidade e a atenção de uma tarefa para outra. Este comportamento pode não ser interessante dentro do grupo de trabalho e pode ter impacto negativo nos resultados da empresa. Outra questão é que funcionários que pulam de uma tarefa para outra sem concluir nenhuma delas, podem ficar confusos sobre as metas e estratégias da atribuição. Além disso, exigir que um funcionário seja multitarefa enquanto ele não atinge os resultados desejados pode gerar estresse e ansiedade.

Entre os colaboradores que tem esse perfil, podem ocorrer distrações durante o trabalho, além da questão pessoal da vida cada vez mais digital ou movida pelo imediatismo.

É impossível então ser multitarefa? Claro que não.

A organização e uso de ferramentas apropriadas possibilita o trabalho multitask.

Os líderes devem implementar soluções que ajudem colaboradores que ocupam cargos multitarefa no ambiente de trabalho e com isso, reduzir os efeitos negativos no desempenho.

Algumas ações podem ajudar:

Aconselhar os funcionários a sair das contas de e-mail corporativo
Ignorar chamadas telefônicas durante a execução de tarefas prioritárias
Negociar prazos e prioridades
Sinalizar momentos importantes de tarefas
Gerir e guiar os colaboradores no sentido de priorizar tarefas
Implantar sistemas de gestão de tarefas

É possível que em um pequeno escritório com poucos colaboradores, estes acabem se tornando multitask. Ainda assim, é central que se definam metas claras para cada um. O acompanhamento do sucesso das etapas deve ser avaliado, corrigido e sempre que possível, tentar negociar prazos e responsabilidades.

Melhorias na produtividade podem ser obtidas trabalhando-se a performance dos colaboradores individualmente e nas equipes. Ter equipes com alto desempenho é desafiador e muitas vezes a equipe pode estar desalinhada com as metas coletivas estabelecidas. Equipes precisam de comprometimento não somente com a empresa, mas também dentro dela mesma. Negociar responsabilidades, compartilhar conhecimento, reconhecer o trabalho bem-feito são características de uma equipe alinhada e pronta a obter os melhores resultados. Pense nisso!

Por Luz Alba Fornells

(1) The Multitasking Paradox (by HBR Editors) https://hbr.org/2013/03/the-multitasking-paradox